Che cos'è ?
Un "Document Management System", abbreviato in DMS, è un "sistema di gestione dei documenti", cioè un insieme di funzioni delegate ad un software per gestire in maniera collaborativa i documenti.
Non significa solo ridurre la quantità di carta presente sulle vostre scrivanie o negli armadi.
Perchè ?
Il tema del Document Management oggi non può essere interpretato solo come “soluzioni di archiviazione”.
Va interpretato come insieme di piattaforme tecnologiche digitali e di servizio in grado di rendere accessibili, fruibili, condivisibili i documenti, il più possibile in modo integrato con i processi aziendali (BPM), in cui gli stessi vengono prodotti, utilizzati e modificati.
Ad esempio...
Comodamente rilassati a bordo piscina o imbottigliati nel caotico traffico cittadino, potrete autorizzare o meno il pagamento di una fattura, condedere le ferie o il permesso al vostro dipendente preferito o approvare la consegna di una fornitura.
Il tutto grazie alla possibilita di intergrare il DMS con dei workflow di processo.
Questi seguono il documento passo-passo nel suo ciclo di vita, controllano l'assolvimento delle funzioni per le quali il documento stesso era stato predisposto ed una volta terminate queste funzioni provvedono alla sua conservazione elettronica.
